公司文控中心管理辦法

．對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；

．及時催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。

七、文件資料的歸檔、立卷與管理：

．區(qū)分全宗，確定立檔單位。

．分類：依據(jù)文件資料來源、時間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。

． 大類分為：制度/規(guī)定：s；文件：f；資料：d；檔案：a；合同：b。

． 部門拼音縮寫：物控：wk；生管：sg；倉儲：cc；品管：pg；研發(fā)：yf；技術(shù)：js；客服：kf；采購：cg；生產(chǎn)：sh；市場：sc；銷售：xs ；設(shè)備：sb；財(cái)務(wù)：cw；oem：wb；后總：hz；總經(jīng)辦：zj；人力資源：rl；制造中心：zz；營銷中心：yx；研發(fā)技術(shù)中心：yj；財(cái)務(wù)中心：cw；廣州分公司：gz；上海分公司：sh；北京分公司：bj；香港分公司：xg；信念公司：xn。

． 保密用y表示，非密級則用n表示。

． 密級：絕密：as；機(jī)密：cs；秘密：ps；無：op

編碼原則：編碼為十二位數(shù)，□（文件資料大類）□□（部門前兩位拼音縮寫）□（是否保密）□□（密級程度）□□（份）□□□□（流水號）。如總經(jīng)辦～某份制度編碼為：szjnop。

．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。

．案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。

．整理案卷，使之厚度適宜，控制在cm至cm之間，材料過窄應(yīng)加襯邊；材料過寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。

．對所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。

．每對文件資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

．對文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期上報(bào)主管部門。集團(tuán)各部門及下屬公司兼職或?qū)Ｂ毼目貑T應(yīng)定期（每月兩次，分別于月初、月中）報(bào)送相關(guān)資料至文控專員。

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