公司文控中心管理辦法
．發(fā)揮文件資料的教育功能，將文控中心辦成公司培訓(xùn)、教育基地之一。
．開展文件資料編研工作和信息開發(fā)交流工作，發(fā)揮文件資料的信息源作用。
．組織公司各部門文件管理員的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)他們的工作。
．做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。
三章文件材料的管理工作
六、文件資料材料的收集：
．建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時(shí)間、保管期限（保管期限分永久保存、保存XX、等）；注明文件的版本號(hào)。
．對(duì)遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；
．及時(shí)催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。
七、文件資料的歸檔、立卷與管理：
．區(qū)分全宗，確定立檔單位。
．分類：依據(jù)文件資料來(lái)源、時(shí)間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時(shí)按部門、是否保密、保密程度來(lái)分。
．大類分為：制度/規(guī)定：s；文件：f；資料：d；檔案：a；合同：b。
．部門拼音縮寫：物控：wk；生管：sg；倉(cāng)儲(chǔ)：cc；品管：pg；研發(fā)：yf；技術(shù)：js；客服：kf；采購(gòu)：cg；生產(chǎn)：sh；市場(chǎng)：sc；銷售：xs；設(shè)備：sb；財(cái)務(wù)：cw；oem：wb；后總：hz；總經(jīng)辦：zj；人力資源：rl；制造中心：zz；營(yíng)銷中心：yx；研發(fā)技術(shù)中心：yj；財(cái)務(wù)中心：cw；廣州分公司：gz；上海分公司：sh；北京分公司：bj；香港分公司：xg；信念公司：xn。
．保密用y表示，非密級(jí)則用n表示。
．密級(jí)：絕密：as；機(jī)密：cs；秘密：ps；無(wú)：op
編碼原則：編碼為十二位數(shù)，□（文件資料大類）□□（部門前兩位拼音縮寫）□（是否保密）□□（密級(jí)程度）□□（份）□□□□（流水號(hào)）。如總經(jīng)辦～某份制度編碼為：szjnop。
．歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內(nèi)。
．案卷排列：立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷，卷內(nèi)文件把正文、底稿、附件請(qǐng)示和批復(fù)放在一起，編制案卷目錄和案內(nèi)目錄。
．整理案卷，使之厚度適宜，控制在cm至cm之間，材料過(guò)窄應(yīng)加襯邊；材料過(guò)寬應(yīng)折疊整齊；字跡難辨認(rèn)的，應(yīng)附抄件；以每一案卷端正書寫標(biāo)題。
．對(duì)所有公司文件資料系統(tǒng)排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。
．每對(duì)文件資料進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的材料；對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。
．對(duì)文件資料的收進(jìn)和移出、案卷數(shù)量、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并定期上報(bào)主管部門。集團(tuán)各部門及下屬公司兼職或?qū)Ｂ毼目貑T應(yīng)定期（每月兩次，分別于月初、月中）報(bào)送相關(guān)資料至文控專員。，