七部分：檔案庫房的管理

、檔案庫房門窗牢固，及時關閉上鎖。鑰匙要專櫥保管，不準隨身攜帶。

、非本室工作人員不得擅入庫房，因工作需要進入庫房時，必須有本室人員陪同

、庫房要配備好“六防”設施（防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防強光），庫房內(nèi)

嚴禁吸煙和存放易燃易爆物品及其他無關物品。

、庫房內(nèi)櫥具排列要整齊合理，要經(jīng)常打掃和擦拭，保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。

、做好室內(nèi)外溫濕度記錄，除濕、降溫

八部分：文書的立卷歸檔

、公文必須實行由文書部門或業(yè)務部門立卷的制度，這是提高案卷質(zhì)量的一個重要措施，文書立卷歸檔工作，是文書處理工作的重要環(huán)節(jié)。立卷歸檔工作的好壞，直接影響到案卷的質(zhì)量，文書人員必須認真做好。

、本校黨、政、工、團各職能科室均為立卷單位。

、各立卷單位必須指定專人（兼職）負責本科室的立卷工作,各科室領導要加強對立卷工作的領導，將其納入本部門工作范圍。

、凡本校在工作活動中形成的，具有保存價值的文件材料，均由立卷單位進行整理、立卷。各級領導人和承辦人員辦理完畢的文件材料，均應及時交有關部門整理立卷，不得私自保存應立卷的文件材料。立卷人員應及時收集整理，防止文件材料的散失。如遇到文件材料短缺或承辦手續(xù)不完備及其他不符合要求等情況，應補辦齊全，保證文件材料準確、完整。

、各部門立卷歸檔的文件材料以本部門形成的為主，與本部門工作有直接關系的上下級來文也需立卷，以保證歸檔材料的齊全、完整。本校黨組織和行政形成的文件及上級來文分別由校長辦公室立卷。

、文書立卷歸檔的具體要求：

().立卷前把本部門一內(nèi)形成的全部文件材料統(tǒng)一收集整理，核對清楚，以保證歸檔的文件材料齊全、完整。

().立卷歸檔的文件材料，應保持它們之間的內(nèi)在聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理立卷。

().把文件按度分開，不同度的文件，不能混在一起立卷，度工作計劃和下一形成的本度總結(jié)，放在本度文件內(nèi)，長遠規(guī)劃放在所針對的開頭一；連續(xù)幾的工作總結(jié)放在所針對的最后一；跨度的文件歸于結(jié)束的代。

().把文件按級別分開立卷，但上級對本校的批復、批轉(zhuǎn)和本校對下級的批復、批轉(zhuǎn)文件應在本校卷內(nèi)，本校的文件材料在前，上、下級的文件材料在后；其余按上、下級文件分開立卷。

().按內(nèi)容分開立卷，把一個問題或一項工作、一次會議、一個案件所形成的文件材料作為有聯(lián)系的一個整體立卷。

().把文件按永久、長期、短期三種保管期限分開立卷。

().卷內(nèi)文件按一定的規(guī)律進行排列。其目的是保持文件之間的聯(lián)系，使卷內(nèi)文件系統(tǒng)化地反映問題。排列完畢的文件材料要拆去金屬訂物，在右上角用鉛筆編寫號，如正反兩面都有文字或圖表的文件材料，兩面都編號，反面編在左上角并填寫好卷內(nèi)目錄。

().案卷標題要簡明確切，正確地反映卷內(nèi)文件主要內(nèi)容，各立卷單位負責草擬所立案卷的標題，劃定保管期限，由綜合檔案室統(tǒng)一填寫。

().各立卷單位應按各類檔案的具體要求每月月底向綜合檔案室移交。文書檔案在下一的月底以前移交完畢，并履行移交手續(xù)。，