四十三條 檔號(hào)編定

(一)案件如系新案，應(yīng)就"檔案分類編號(hào)表"，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號(hào)。
(二)案件如可歸屬前案，應(yīng)查明前案之檔號(hào)予以同號(hào)編列。
(三)檔號(hào)以一案一號(hào)為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號(hào)。
(四)檔號(hào)應(yīng)自左而右編列，右方裝訂的案件，應(yīng)將檔號(hào)填寫于案件首的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。

ⅲ.歸檔與檔案清理

四十四條 保存期限

(一)歸檔文件，應(yīng)依目次號(hào)順序以活方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實(shí)際需要使用"見出紙"注明目次號(hào)碼，以便翻閱。
(二)檔夾的背脊應(yīng)標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱，以便查檔。

四十五條 保存期限

文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：
(一)永久保存：.公司章程；.股東名簿；.組織規(guī)程及辦事細(xì)則；.董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；.財(cái)務(wù)報(bào)表；.政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；.不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；.工程設(shè)計(jì)圖；.其他經(jīng)核定須永久保存的文書。
(二)XX保存：.預(yù)算、決算書類；.會(huì)計(jì)憑證；.事業(yè)計(jì)劃資料；.其他經(jīng)核定須保存XX的文書。
(三)保存：.期滿或解除之合約；.其他經(jīng)核定保存的文書。
(四)保存：結(jié)案后無長(zhǎng)期保存必要者。
(五)規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

四十六條 檔卷清理

(一)管檔人員應(yīng)隨時(shí)拂拭檔案架，維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每度更換時(shí)，依四十五條的規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必要時(shí)向主管官署報(bào)備，并于目次表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。
(二)保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應(yīng)將"收(發(fā))文登記單"五聯(lián)附注在其保留文件上，并在五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。
ⅳ.調(diào)卷

四十七條 調(diào)卷程序

(一)各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要需調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填具"調(diào)卷單"經(jīng)其部門主管(科長(zhǎng)以上)核準(zhǔn)后持向管檔人員調(diào)閱。
(二)管檔人員接到"調(diào)卷單"經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于"調(diào)卷單"上填注借出日期，將檔案交與調(diào)卷人員。"調(diào)卷單"則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催。
(三)于檔案室當(dāng)場(chǎng)借閱者，得免填"調(diào)卷單"。
(四)檔案歸還時(shí)，經(jīng)管檔人員核查無訛并于"調(diào)卷單"填注歸還日期及簽章確認(rèn)后，檔案即行歸入檔夾。"調(diào)卷單"由管檔人員留存?zhèn)洳椤?/p>

四十八條 調(diào)卷管理

(一)"調(diào)卷單"以一單一案為原則，借閱時(shí)間最長(zhǎng)以一周為限，如有特殊情形欲延長(zhǎng)調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。
(二)調(diào)卷人員對(duì)于所調(diào)案件，不得抽換增損，如有拆開必要時(shí)，亦須報(bào)明原因，請(qǐng)管檔人員負(fù)二責(zé)處理。
(三)調(diào)卷人員調(diào)閱檔案，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得私自授受。
(四)調(diào)閱案件限與經(jīng)辦業(yè)務(wù)有關(guān)者，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案件，應(yīng)～書管理部門主管同意。

□ 機(jī)密文件

四十九條 范圍

(一)生產(chǎn)設(shè)備設(shè)計(jì)圖：具有專利性與獨(dú)特性之機(jī)械設(shè)計(jì)圖，以及生產(chǎn)設(shè)備布置圖。
(二) 技術(shù)性的資料：獨(dú)特技術(shù)性的操作標(biāo)準(zhǔn)，與外人技術(shù)合作或外人技術(shù)指導(dǎo)資料，產(chǎn)品配方，產(chǎn)品開發(fā)，改良或試驗(yàn)資料，國(guó)外現(xiàn)場(chǎng)實(shí)習(xí)報(bào)告及其他技術(shù)上屬于機(jī)密性之資料。，