為了加強對社團檔案資料的管理，規(guī)范社團的建設，提高工作水平，根據(jù)檔案管理實際情況，制定本制度。

一條校社團聯(lián)合會檔案的管理工作由秘書處具體負責、專人管理，保證檔案管理的科學性、合理性。各社團應根據(jù)本制度制訂相應的檔案管理條例。

二條檔案的分類管理：對校社團聯(lián)合會所有資料包括各社團上交的資料，進行統(tǒng)一整理和分類，校社團聯(lián)合會自身的各種資料按類別、性質(zhì)分檔，各社團上交的資料按社團類別分檔。

三條資料的存檔：按資料的性質(zhì)、類別存檔、編號，統(tǒng)一入檔，每周對新資料進行一些清點，由專人負責分類存檔在底統(tǒng)一上交校團委：

（１）每學期開學初：各社團負責人存以下資料：社團注冊表、社團成員登記表、社團負責人登記表、社團學期工作計劃、社團會費收費情況及使用范圍。（合指導老師和掛靠單位意見）

（２）學期末存如下材料：社團工作總結(jié)、社團材料匯編、社團成員、個人小結(jié)、社團負責人總結(jié)及建議；社團活動申請登記表、社團的活動圖片及社團其他主要成果、財務帳目報表；

（３）以上材料應以打印稿留存，所有材料應客觀、公正、真實。

四條檔案的查閱。需要查閱相關(guān)資料的按以下要求進行：

（１）校社團聯(lián)合會所有成員都有權(quán)查看資料，辦公噬員可自由查閱，其它成員需查閱的，要經(jīng)辦公室副主任或檔案管理負責人的許可。

（２）各級社團成員，如需查閱相關(guān)資料的，應說明理由報請校社團聯(lián)合會組委會批準。

（３）任何查閱人員，必須保證檔案的完整性，查閱后要恢復原狀，不得亂扔亂放，同時未經(jīng)特別許可不得在其上涂改，或帶出，或復印，或其它非法形式使用，若有任何失誤，將按有關(guān)規(guī)定予以追究當事人責任。

五條檔案的更新：每學期期未對全部檔案清點整理一次，根據(jù)實際情況或需要作以調(diào)查、更新，使之日趨合理化、科學化

附：本制度自公布之日起實行，解釋權(quán)東華理工南昌校區(qū)社團聯(lián)合會。

東華理工大學南昌校區(qū)社團聯(lián)合會

XX月日