答復函是對詢價函的回復。答復函也由開頭、正文、結(jié)尾三部分組成。

◇開頭

與普通書信一樣，其頂格書寫稱謂，即詢價者的尊稱。稱謂后面加冒號。

◇正文

分三步完成：回答詢價函中的問題，有問必答;以熱情的口吻歡迎對方盡快訂貨;可提供一些對方所問范圍之外的信息，既體現(xiàn)了服務(wù)的熱情與周到，也可起到一定的促銷作用。

◇結(jié)尾

與普通信函一樣，為落款和日期。落款標明復函者的.姓名，日期為復函時間，要年、月、日俱全。

范文1

地質(zhì)礦產(chǎn)部產(chǎn)于地熱資源管理問題的復函

(地函184號)

山東xx市人民政府：

xx市湯頭地下熱水站負責人王澤清同志來信反映在地熱管理中存在的問題，我部現(xiàn)作如下答復。

地熱資源屬礦產(chǎn)資源，分類上屬于能源礦產(chǎn)。地熱能是地殼內(nèi)巖石(固相)、和流體(液、氣相)中能被人類經(jīng)濟、合理地開發(fā)出來的熱量。地下熱水中的水僅是傳遞地熱能的一種媒介、載體，它只能帶出地熱能的20%，因此，地下熱水應(yīng)屬礦產(chǎn)資源。這一結(jié)論在xxx年8月國務(wù)院法制局與地礦部聯(lián)合召開的專家論證會上得到了與會專家和絕大多數(shù)部門代表的肯定。

xx湯頭的地下熱水之所以有較高價值，就在于它的溫度和有益元素，這是區(qū)別于普通地下水的關(guān)鍵。對于地下熱水這一寶貴的礦產(chǎn)資源，應(yīng)按《礦產(chǎn)資源法》對某進行合理地開發(fā)利用和保護，使其發(fā)揮最大的經(jīng)濟效益。

綜上所述，地下熱水的開采活動必須納入《礦交資源法》的法制軌道。我部希望xx市人民政府盡快對場頭地下熱水管理站的問題依法予以解決。

范文2

××××商貿(mào)公司：

感謝你們八月十三日的詢問信。我們很高興對皮鞋、皮包向您們報價。

前封函中我們已說清了可以立即從倉庫發(fā)貨的品種。至于其他品種，我們所說的發(fā)貨日期只是大概的估計，但不會超過所說日期一個月。

我們報價的所有品種都由高質(zhì)量皮料制成，設(shè)計多樣，色彩豐富，是可以滿足像您們這種高級時髦貿(mào)易的要求。

盼望收到您們的訂貨，并寄上商品目錄一份，您們也許會對我們的其他一些產(chǎn)品產(chǎn)生興趣。它們包括皮手套和女用皮包。商品目錄會給您們提供我們貨物的基本情況，但不可能對您們的所有問題一一作答。如蒙再次來信詳細詢問，我們將樂意解答。

×××皮革制品營銷部

20 ××年×月×日

注意：

我們知道，答復函(報價函)是針對詢價函而寫的，所以，答復函必須有針對性，不能答非所問。

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這封報價函，不僅有針對性，且措詞十分得體。

因為是答復函，語氣比詢價函要謙恭一些�！昂芨吲d"、“樂意”等詞語的運用，既是向?qū)Ψ奖硎玖己玫姆��?wù)態(tài)度，又表達了對對方應(yīng)有的尊敬。

另外，撰寫者在有問必答的同時，也做到了留有余地。比如：“我們所說的發(fā)貨日期只是大概的估計，但不會超過所說日期一個月�！奔然卮鹆藢Ψ�，又沒把話說死;既表明了自己的誠意，又為自己留下了回旋的余地。

最后，在回答了對方的問題之后，撰寫者還巧妙地向?qū)Ψ浇榻B了其他產(chǎn)品，從而增加了信函的容量。